Recherche d'aide pour l'an prochain

Bonjour à tous,

En cette fin d’année scoute où tout s’enchaine : retour des WE campés, dossiers de camp d’été, WE parents à préparer il est déjà temps de penser à l’année prochaine pour que la future rentrée se passe pour le mieux et sans stress de manque d’encadrants début septembre.

Lors de la dernière réunion de groupe plusieurs constats ont été faits :

• augmentation constante du nombre d’enfants dans notre groupe du Pays d’Aigues depuis plusieurs années,
• volonté du groupe d’éviter de refuser des enfants : le scoutisme est une bonne chose je pense pour l’épanouissement des jeunes et leur autonomie,
• de nouveaux chefs formés au sein du groupe arrivent,
• certains anciens chefs seront beaucoup moins présents l’an prochain pour aider les différentes unités si besoin,
• grosse difficultés à recruter hors du groupe (pas d’étudiants à la tour d’aigues, pas de communication de la mairie),
• la charge de travail niveau administratif augmente avec l’augmentation du nombre d’enfant et des contraintes réglementaires,
• cette charge administrative empiète sur l’investissement des chefs dans l'animation.

Suite à ces constats nous aimerions donc séparer les fonctions animation et administration au sein des maitrises de chaque unité afin que les chefs se reconcentrent sur leur rôle initial qui est l’animation des jeunes selon la pédagogique scoute. Dans l’idéal, chaque unité serait donc constituée de la sorte :

• Les scouts (20/30 enfants),
• Des chefs scouts en charge de l’animation (3/4 + une réserve d’anciens chefs si besoin) => présents lors des WE pour gérer l’animation + faire les menus et les courses (internet),
• Un responsable de ces chefs scouts (1) => en charge de savoir quels chefs seront présents et de vérifier/définir avec eux les lieux d’activité, le programme, le matériel, les menus et de faire l’interface avec l’administratif + gestion des dossiers de camp et de la relation avec le pole pédagogique territorial (entité validant nos dossiers de camp)
• Un duo de parents (couple dans la vie ou 2 parents amis : l’argument du duo s’est de pouvoir se relayer si besoin) => en charge des actions administratives listés ci-après.

Pour les actions administratives, une adresse mail par unité sera créée (plus d’adresse perso), et il s’agit d’assurer l’administratif pour 1 WE par mois environ et 2/3 camps dans l’année :


Avant le WE (1H de préparation par WE) :

• Le dimanche précédent le WE : contacter le responsable des chefs, noter les infos concernant le WE et envoyer un mail d’info à tous les parents + mettre sur le blog le mail de convocation, un mail type peut être préparé à l’avance (20 minutes)
• Le mercredi précédent le WE : aller sur la boite mail noter les présents/absents, répondre aux questions et relancer les parents qui n’ont pas répondus (30 minutes)
• Le jeudi soir précédent le WE : clôturer les présents/absents et donner le nombre de présents e au responsable des chefs (10 minutes)
• Gérer avec les parents amenant du matériel qu’ils y pensent bien (10 minutes)
• Lister les noms/prénoms/adresse/dates et lieux de naissance des nouveaux et les transmettre au chef de groupe
• Pour les courses : selon l’organisation des chefs il est possible qu’un des chefs fasse appel à vous pour récupérer les courses faites par internet ou pour lui donner un coup de main pour les faire.

Au début du WE (30 minutes) :

• Etre présent sur place (en accompagnant votre enfant) et noter les présents/absents + récupérer les sous du WE (fiche de compte déjà existante) dans la mesure du possible clôturer cette fiche à ce moment là pour éviter les parents qui payent a la fin du WE… (pas pratique pour les chefs)
• Noter les commandes de matériel : foulard, chemises et prendre les chèques de paiement qui vont avec.
• Noter les nouvelles inscriptions et prendre les chèques de paiement et papiers qui vont avec.
• Répondre aux questions administratives des parents.

Après le WE (30 minutes) :

• Finir la fiche de compte avec les parents qui n’ont pas payé (à éviter)
• Faire passer à la trésorière la fiche de compte avec les chèques du WE (dès que possible : RDV ou réunion de groupe)
• Transmettre les nouvelles inscriptions au chef de groupe + les chèques associés (dès que possible, RDV ou réunion de groupe)
• Faire un regroupement des commandes et si nécessaire faire une commande à la boutique (avec l’aide du chef de groupe et de la trésorière) bien garder les chèques correspondant à la commande pour ne pas se mélanger (1H 3/4 fois par an)
• Remplir le registre de présence + le planning sur l’intranet des scouts (15 minutes)
• Tenir un petit fichier de compta rapide pour voir si une activité exceptionnelle est possible (15 minutes)

En vrac en plus sur l’année sans réél obligation de présence pour les réunions :

• 4 réunions de groupes par an (les pizzas sont offertes)
• 1 formation d’un après-midi faite par moi pour vous aider en début d’année
• Récupérer les chèques + autorisations parentales + fiches sanitaires pour le camp d’hiver et le camp d’été assurer un suivi informatique de qui a donné quoi et relancer les manquants
• 2 réunions par an avec les parents : septembre et juin

Ces actions sont faites pour soulager les chefs et leur permettre de se concentrer sur de l’animation, de plus pour certaines questions les parents aime bien avoir une réponse d'un parent expérimenté. Bien sûr, le chef de groupe, les secrétaires du groupe et la trésorière sont présents pour toutes questions et gérer la comptabilité finale, les assurances, les inscriptions en début d’années, les autorisation de camp, les réunions territoriales

Donc pour conclure le groupe recherche au minimum 2 duos de parents pour quelques heures d’aide administrative par mois ( 2 heures chacun maximum) : 1 duo pour les louveteaux et 1 duo pour les scouts, si il y a d’autres volontaires pour les pios tant mieux mais ses actions sont le plus souvent faites par les jeunes eux-mêmes. Il serait bien, pour faciliter cette aide que votre enfant soit dans l’unité pour laquelle vous pourriez gérer l’administratif. Nous recherchons également des jeunes désireux de faire de l’encadrement au cas où vous en connaissiez.

Ce mail a été transféré à tout le groupe : parents et chefs, de plus les chefs risquent de demander directement à des parents. Une réunion sera faite à ce sujet le WE du 22/23 juin et je contacterai certains parents d’ici la fin de l’année pour savoir si il peuvent nous aider ou pas et les convier à cette réunion.

Merci de m’avoir lu

A+
Baribal